En la era de la protección de datos, contar con una destructora de papel es fundamental para empresas y particulares. Aquí te ayudamos a elegir la mejor opción para tu situación, teniendo en cuenta el tipo de documentos a destruir, la frecuencia de uso y el nivel de seguridad. Además, explicamos cómo la norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) garantiza un correcto manejo de datos sensibles.
¿Por qué necesitas una destructora de papel?
La protección de datos confidenciales, como registros financieros, contratos y documentos sensibles, es esencial. Una destructora de papel no solo facilita la gestión de información, sino que asegura que esta no caiga en manos equivocadas.
¿Qué factores son clave a la hora de elegir una destructora?
La norma ISO/IEC 21964, también conocida como DIN 66399, regula cómo deben destruirse los datos de forma segura. Es un estándar que define los niveles de seguridad y las clases de protección necesarias para evitar que información sensible caiga en manos equivocadas. Esta norma también se aplica a la destrucción de otros soportes como CD’s, discos duros y tarjetas de crédito, que deben ser destruidos según el mismo estándar para asegurar la seguridad de los datos. Aquí un resumen de sus aspectos principales:
1. Niveles de seguridad
Existen siete niveles de seguridad (P-1 a P-7) según el tamaño de las partículas de papel resultantes.
- P-1: Destruye el papel en tiras. Ideal para documentos que no contienen información sensible. Tamaño de partículas: ≤ 12 mm². Adecuado para documentos generales como material publicitario. Hasta 17 fragmentos.
- P-2: Corta el papel en tiras ligeramente más pequeñas que el P-1. Útil para documentos internos que no necesitan alta confidencialidad, como comunicados de empresa, instrucciones, guías de viaje, avisos y formularios. Tamaño de partículas: ≤ 24 mm². Hasta 35 fragmentos.
- P-3: Crea tiras pequeñas de tamaño moderado, adecuado para documentos sensibles y confidenciales, así como datos personales, informes de ventas de la empresa, documentos fiscales o con direcciones privadas. Tamaño de partículas: ≤ 320 mm². Hasta 200 fragmentos.
- P-4: Corta en partículas grandes, ideal para documentos que contienen datos sensibles y confidenciales, como registros de clientes, nóminas, archivos personales, contratos e informes médicos. Tamaño de partículas: ≤ 160 mm². Hasta 400 fragmentos.
- P-5: Produce partículas pequeñas, indicado para documentos de alta confidencialidad. Ideal para datos que contienen información confidencial para una persona, empresa o institución, como patentes, documentos de construcción, análisis de la competencia. Tamaño de partículas: ≤ 30 mm². Hasta 2000 fragmentos.
- P-6: Corta en partículas muy pequeñas. Recomendada para documentos que requieren un nivel alto de seguridad, como contratos legales o información médica, también para documentos de investigación y desarrollo, áreas privadas. Tamaño de partículas: ≤ 10 mm². Hasta 6000 fragmentos.
- P-7: Corte en micro partículas. Máximo nivel de seguridad, adecuado para datos estrictamente confidenciales con las más altas precauciones de seguridad, como servicios secretos, gubernamentales o sectores militares. Tamaño de partículas: ≤ 5 mm². Hasta 13000 fragmentos.
Recomendamos: Selecciona el nivel adecuado según el tipo de documentos que necesitas destruir.
2. Clases de protección
Además de los niveles de seguridad, la norma clasifica los datos en tres clases de protección para ayudar a determinar qué tipo de destrucción es necesaria:
- Clase de protección 1: Para información interna básica, donde el riesgo de impacto es bajo si los datos se filtran. Ejemplos: circulares internas, borradores.
- Clase de protección 2: Para información confidencial, donde la pérdida de datos podría afectar a la empresa o a individuos. Ejemplos: registros financieros, datos personales de clientes.
- Clase de protección 3: Para información estrictamente confidencial, cuya divulgación pondría en riesgo a personas, empresas o instituciones. Ejemplos: documentos legales sensibles, datos gubernamentales clasificados.
3. Frecuencia de uso y ciclo de trabajo
La frecuencia de uso es esencial para escoger una destructora que soporte la carga de trabajo diaria sin sobrecalentarse o atascarse. Considera estos aspectos:
- Uso ocasional: Para destruir documentos ocasionalmente, una destructora de nivel P-3 o P-4 con capacidad de hasta 10 hojas es suficiente.
- Uso moderado: En oficinas pequeñas, un modelo de nivel P-4 o P-5 con capacidad de 12 a 15 hojas y ciclos de trabajo de 10-20 minutos es adecuado.
- Uso intensivo: Para oficinas grandes o áreas de alta confidencialidad, una máquina de nivel P-5 o superior, con capacidad de 20 hojas y ciclos de trabajo prolongados (30 minutos o más) es ideal.
4. Capacidad de hojas y tipos de corte
La capacidad de hojas y el tipo de corte determinan la eficiencia y el nivel de seguridad de la destructora.
Capacidad de Hojas: Varía de 6 a 20 hojas o más, dependiendo de la frecuencia de uso. Modelos de alta capacidad evitan la sobrecarga y agilizan el proceso de destrucción.
Tipos de Corte:
- Corte en tiras (P-1 a P-2): Destrucción rápida, adecuado para documentos básicos.
- Corte cruzado (P-3 a P-5): Aumenta la seguridad al reducir el tamaño de las partículas.
- Microcorte (P-5 a P-7): Destruye en partículas mínimas, ideal para documentos de alta confidencialidad.
5. Alimentación del Papel
Manual vs. Automática: La alimentación puede ser manual o automática, y cada una tiene sus ventajas:
- Manual: Requiere insertar las hojas en lotes de acuerdo con la capacidad de la máquina. Es ideal para uso ocasional o en oficinas pequeñas, ya que permite un control directo del proceso.
- Automática: Permite cargar pilas grandes de papel para destrucción automática y continua, sin necesidad de alimentación constante. Esta opción es conveniente para uso intensivo en oficinas grandes, ya que ahorra tiempo y permite a los usuarios dedicarse a otras tareas mientras la máquina destruye los documentos.
6. Características adicionales
Las destructoras modernas incluyen características adicionales para mayor comodidad y funcionalidad:
- Destrucción de CD’s, tarjetas de crédito y clips: Algunos modelos pueden destruir CD’s y tarjetas de crédito, además de papel. También es importante que la máquina permita la destrucción de grapas o clips pequeños para evitar el retiro manual y ahorrar tiempo.
- Sistemas antiatascos: La mayoría de las destructoras de papel tienen sistemas antiatascos, lo que permite un flujo continuo sin interrupciones.
- Protección contra sobrecalentamiento: Los modelos con alta capacidad de uso intensivo incluyen mecanismos de protección que apagan la máquina automáticamente si se sobrecalienta, prolongando así su vida útil.
- Cesto extraíble y visualización de llenado: Un cesto extraíble y un indicador de llenado facilitan el vaciado de la papelera y ayudan a mantener la eficiencia operativa.
Conclusión
Elegir la destructora de papel adecuada dependerá de tus necesidades específicas, el nivel de confidencialidad de los documentos que manejas y la frecuencia con que la usarás. Asegúrate de considerar estos factores y de seleccionar una máquina que cumpla con la norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399), que garantice la seguridad de tus datos personales y profesionales.
Consejos finales
Evalúa el tipo de documentos que manejas.
Considera la frecuencia de uso.
Asegúrate de cumplir con la norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) para protección de datos.
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